Trabajar de manera remota durante tiempos desafiantes

Las reuniones grandes y formales también pueden realizarse en línea de manera exitosa

2020-03-17

Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365

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El COVID-19 ha impactado las vidas de las personas en todo el mundo. Las restricciones para viajes y las nuevas reglas en reuniones públicas masivas han cambiado las rutinas diarias de millones. En las últimas semanas, muchos de mis colegas y clientes se han acercado a preguntarme: ¿Qué puedo hacer para ayudar?

Lily Zheng es una buena amiga y colega que vive en Shanghái. Hemos trabajado juntos en persona en China pero la mayor parte del tiempo nos reunimos por Microsoft Teams. De manera reciente, Lily escribió una carta a los clientes regionales sobre lo que ella y su equipo han aprendido de trabajar de manera remota mientras se supera el brote. Encontré esta carta inspiradora e informativa, y quiero compartirla con las personas en todo el mundo que podrían beneficiarse de su experiencia. Espero que la encuentren tan útil como yo lo hice.

 

Aquí la carta de Lily.

 

Queridos clientes,

Mi nombre es Lily Zheng, y soy una empleada de Microsoft que vive y trabaja en Shanghái. Conforme el brote de COVID-19 continúa afectando a millones de personas aquí en China, hemos experimentado un enorme aumento en el trabajo remoto. Es como si cada escuela, hospital y negocio en China fuera ahora una organización distribuida – aunque sea sólo de manera temporal. Desde brotes de virus como el del COVID-19 a emergencias climáticas inesperadas, existen muchas razones por las que trabajar de manera remota podría volverse de pronto necesario. Así que quería compartir tres lecciones que he aprendido en las últimas semanas, así como tres lecciones que hemos recabado de nuestros clientes a medida que se adaptan al trabajo remoto.

Como muchos de ustedes, comencé a escuchar del virus en enero, en su mayoría por redes sociales. Pero no me di cuenta de lo importante que sería hasta antes del Año Nuevo Chino. Fue entonces que, debido a la emoción por los viajes al Festival de Primavera, el número de personas afectadas comenzó a incrementarse de manera rápida. El 23 de enero, el gobierno acordonó a la Provincia de Hubei con el fin de frenar la propagación del virus. Al día siguiente, para la noche previa al año nuevo, mi familia había planeado ir al cine. Cuando supimos por la prensa que los cines de la ciudad habían sido cerrados, caímos en cuenta de la severidad del brote. Dos días después, el gobierno anunció cancelaciones sin precedentes de los eventos del Festival de Primavera, y yo cancelé unas vacaciones familiares que tenía planeadas de tiempo atrás. Los niños estaban devastados, pero nuestra salud y seguridad tienen que ser primero.

Así que, ¿Qué le digo a la gente cuando preguntan cómo es trabajar en China en estos días? Bueno, trabajar de manera remota ha reducido nuestros tiempos de traslado, y es verdad que ya no tenemos que preocuparnos por lo que llevamos puesto. Y con tantos restaurantes cerrados, hemos comenzado a repasar nuestras habilidades culinarias. Pero con los niños fuera de la escuela – y con las niñeras atrapadas en casa también – mantenerse productivos puede ser un desafío.

Lo que he aprendido del trabajo remoto

Aunque nuestro equipo está acostumbrado a trabajar de manera remota, estas últimas semanas han clarificado lo que requiere un trabajo remoto exitoso y sustentable. Aquí están mis tres lecciones principales.

Mantenerse bien.

Este movimiento al trabajo remoto se trata de proteger nuestra salud física al minimizar el contacto con el virus. Eso, todos lo entienden. Lo que es menos obvio es que trabajar donde vives puede crear su propio tipo de estrés. Tomarse el tiempo de hacer ejercicio, comer bien, y disfrutar un verdadero tiempo de descanso lejos de una pantalla son cosas esenciales para mantener un bienestar mental mientras se trabaja desde casa.

Ir por todo. 

Puede ser tentador posponer cosas cuando se trabaja de manera remota. Pero los equipos que prosperan de manera remota encuentran maneras de hacer casi todo en línea. Si han agendado reuniones uno a uno, manténganlas. Si han planeado reuniones grandes, háganlas. Si están listos para tener una lluvia de ideas para una presentación próxima, entren a esa videollamada.

Apoyen a sus compañeros de equipo.

De esta experiencia también he aprendido que apoyar a otros es la mejor manera de mantenerse positivos y con energía. Utilizamos nuestras herramientas en línea para algo más que sólo el trabajo, como compartir fotos de familia y mascotas y para estar al tanto de los demás durante el día. Animarse unos a otros no solo es una buena manera de mantener la moral alta, también ayuda a mantener a nuestro equipo unido mientras trabajamos alejados.

Lo que he aprendido de los clientes

En solo algunas semanas, hemos visto a clientes en China en verdad transformar la manera en que trabajan. A continuación tres cosas que he aprendido de los clientes para preparar su organización para el éxito.

Abrir las líneas de comunicación de manera inmediata.

Cuando sus empleados trabajan de manera remota, es más importante que nunca garantizar que todos estén informados del negocio. Uno de nuestros clientes, una compañía grande de seguros ubicada en Asia, comenzó a transmitir mensajes por video a su equipo para garantizar que todos tuvieran acceso a la información más reciente. Mientras todos hacen equilibrios entre trabajar desde casa y el cuidado de los niños y otros desafíos, los videos grabados dan a las personas la oportunidad de ponerse al día cuando no pueden hacer una reunión en vivo.

Mantener todo en marcha. 

Aunque puede ser tentador posponer planes hasta que todos puedan volver a reunirse, las compañías aquí han comenzado a encontrar maneras de mantener el avance de las cosas. Con el aliento del Gobierno, muchas escuelas han podido comenzar sus periodos a tiempo al mover todo en línea. Han apoyado a sus estudiantes para crear calendarios claros, al organizar eventos que elevan la moral como retos de cocina, y han comunicado asignaciones y otras informaciones de manera cuidadosa para que los estudiantes no se vean abrumados.

Incluso las reuniones grandes pueden moverse en línea

Muchos de nosotros estamos acostumbrados a las llamadas o videollamadas rápidas con algunos compañeros, pero las reuniones grandes y formales también pueden realizarse en línea de manera exitosa. Con tantos empleados que han optado por trabajar de manera remota, los hospitales aquí han comenzado a reunir a su personal de manera remota. Por ejemplo, un hospital en Dalian, ha realizado reuniones grandes de equipo a través de Teams. Las claves para reuniones en línea exitosas incluyen establecer una agenda clara, practicar la inclusión a través de resolver cualquier problema de audio al inicio de la reunión, y tomar notas claras para compartir después como seguimiento. También recuerden que, si su organización se los permite, pueden grabar las reuniones para aquellos que no pudieron asistir.

Para mí, y para muchas personas alrededor del mundo, esta no era la manera en que imaginábamos arrancar un nuevo año. Pero hemos aprendido mucho. Y Teams ha sido, de manera increíble, una poderosa herramienta para ayudarnos a pasar por estos desafíos. Mucha gente no lo sabe, pero Teams ya está disponible de manera gratuita. Pueden ir aquí para conocer más. Pero sin importar qué herramientas elijan utilizar, espero que estos consejos sean de utilidad, ¡Y les deseo lo mejor a ustedes y a sus familias!

Lily Zheng

Directora, Microsoft China

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