¿Cómo hacer que G Suite sea tu aliado durante el home office por el coronavirus?

Ayudará a que nuestra productividad no se vea tan mermada

2020-04-06

tundra.mx

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CD. DE MÉXICO.- Debido a la pandemia causada por el coronavirus (COVID-19), diferentes empresas alrededor del mundo están optando por mandar a casa a sus empleados e implementar el llamado home office o teletrabajo, como medida preventiva para enfrentar la contingencia global.

Pese a que esta medida se está tomando de manera obligada, también debemos ver su parte positiva. De acuerdo con una encuesta de satisfacción publicada en el reporte State of Remote Work 2019, realizado por Owl Labs, los trabajadores que hacen home office aseguran estar 22% más contentos con sus labores que los que no lo hacen, debido a que tienen un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal, lo que genera una mayor productividad y menor estrés.

"Debido a las medidas de aislamiento que se están tomando para evitar propagar el coronavirus, debemos aprovechar la tecnología para sacarle el máximo provecho al home office. Lo cual ayudará a que nuestra productividad no se vea tan mermada", comenta Gustavo Parés, director general de la empresa especializada en Inteligencia Artificial y soluciones en la nube, NDS Cognitive Labs. "Actualmente existen diferentes aplicaciones en la nube, lo cual significa que están al alcance de cualquier persona y permiten trabajar de manera remota, así como las herramientas de G Suite", explica Parés.

G Suite es una de las mejores plataformas para administrar una fuerza de trabajo remota, ya que las funciones de programación global, las actualizaciones instantáneas, la sincronización y el intercambio de datos te permiten acceder a los documentos y colaborar como si estuvieras en la misma oficina y zona horaria.

Es por ello que, en medio de este panorama, la empresa mexicana NDS Cognitive Labs comparte algunos consejos para utilizar diferentes herramientas que optimizarán tu fuerza laboral, productividad y te ayudarán a realizar tus actividades laborales durante la cuarentena:

Google Hangouts

Google Hangouts o Google Meet es el sistema de videoconferencias de la plataforma que, en su versión para particulares, permite hasta 25 personas conectadas de forma simultánea a través de una pantalla dividida, así como la opción de intercambiar mensajes de texto. Si tu empresa ya utiliza G-Suite, entonces pueden utilizar funciones avanzadas de nivel empresarial, como la posibilidad de grabar videos y reuniones para hasta 250 personas.

Recientemente Google anunció que este servicio permanecerá gratuito hasta el 1 de julio ante la contingencia en el mundo por la pandemia del coronavirus Covid-19.

Utilizarlo es bastante simple, pues Google Calendar crea automáticamente una liga para conectarse a una llamada a través de Meet con cada invitación que se envíe y todos los invitados podrán acceder a la llamada. Una vez dentro de ésta, el uso de la interfaz es sencillo para chatear y compartir pantalla.

Google Drive

Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que permite alojar diferentes archivos, desde textos y presentaciones hasta vídeos y documentos pesados. 

Esta herramienta permite a los administradores y trabajadores acceder rápidamente a ciertos archivos, siempre y cuando el dueño haya compartido el acceso. Esto significa que si tienes un empleado que trabaja de manera remota y realiza una tarea específica, puede brindar el permiso de acceso a los archivos necesarios en su Google Drive sin tener que compartir documentos innecesarios o que le gustaría limitar a la gerencia u otros miembros del equipo.

Ésto se realiza a través de Google Docs, Sheets, Slides y demás productos de Google. Así, al compartir un archivo, los colaboradores pueden trabajar en el mismo documento a la vez. Algo muy importante y benéfico para los usuarios es que los archivos se actualizan en tiempo real, a medida que cada persona agrega información.

En época de cuarentena, es importante mantener la comunicación activa con el equipo de trabajo, por lo que estas herramientas también incluyen un chat en el que los usuarios pueden intercambiar mensajes. 

Google Forms

Los formularios de Google son útiles para hacer sondeos, encuestas, recopilar datos e, incluso, para hacer tests o evaluaciones en línea. También puede ayudarte a recopilar rápidamente información de usuarios, clientes potenciales, trabajadores remotos y proveedores. Además, la integración con Google Sheets hace que los datos sean fáciles de visualizar, analizar y evaluar.

Por ejemplo, en este momento que se puede necesitar contratar fuerza laboral remota, Google Forms puede ayudar a recopilar historiales laborales y otra información relevante. Después de eso, los datos se pueden ver fácilmente. Se pueden agendar citas para entrevistas remotas usando Google Calendar, y las cuales se pueden hacer en tiempo real usando Google Hangouts. Cualquier contrato que deba firmarse se puede hacer con DocuSign, que está integrado en Gmail. Es decir, el proceso completo de reclutamiento se puede gestionar a través de G Suite.

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