Pierden pymes mexicanas 6% en gastos por facturas o recibos no reconocidos

Para las pymes, revisar y reembolsar cada factura de manera manual implica un trabajo de hasta 27 horas mensuales en promedio

2022-06-18

Kaizencomunicacion

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En México, de acuerdo con datos de Factorial, las pymes pierden anualmente hasta el 6% de los gastos totales que realiza su organización para viajes, comidas y gastos de presentación, porque las facturas o recibos no se reconocen, fueron mal emitidos o el colaborador no consiguió el comprobante.

Esto sin duda impacta económicamente en la organización, sobre todo cuando se habla de pequeñas y medianas empresas (pymes), quienes deben cuidar y optimizar aún más sus recursos. 

Por ello, resulta de utilidad estar al día con los recursos tecnológicos que pueden ayudar a ordenar y automatizar estos procesos de gastos, y evitar este tipo de fugas de dinero.  

Y es que para las Pymes, por ejemplo, el revisar y reembolsar cada factura de manera manual puede implicar un trabajo de hasta 27 horas mensuales en promedio. 

En este contexto y con el propósito de ayudar a las Pymes a controlar y ahorrar los tiempos de operación que realizan sus equipos de trabajo en el control de gastos, la startup Factorial, empresa de software dedicada a solucionar problemas en el área de Recursos Humanos, lanzó al mercado sus soluciones Factorial Expenses y Factorial Card. 

Estas herramientas buscan optimizar y ahorrar tiempos al recopilar, revisar y reembolsar cada recibo; el objetivo es además que las organizaciones analicen sus gastos para así poder tomar decisiones sobre la rentabilidad y el desarrollo del negocio. 

Pero además, al concentrar y automatizar estos documentos se refuerza la seguridad de información sensible, se evita algún fraude y facilita la declaración de impuestos. 

En cuanto a Factorial Expenses, a través de la app de Factorial, las empresas pueden emitir tarjetas a los empleados que deseen y establecer un límite de gastos a las mismas. Además, podrán controlar y aprobar los costos de su equipo, sin preocuparse por el proceso del reembolso a los trabajadores, ya que estos gastos aparecerán en la app en tiempo real, donde los managers y líderes de equipo pueden verlos y aceptarlos. 

“Hemos desarrollado Factorial Expenses para empoderar a los profesionales que se encargan de tomar decisiones y de controlar los gastos de sus equipos o proyectos”, explicó Natalia Oliver, Product Manager en Factorial.

En esta misma línea, la empresa ha presentado también Factorial Card, una tarjeta física para centralizar los gastos de las empresas con un procedimiento sencillo: en cuanto el pago se haya realizado con Factorial Card, automáticamente aparece en el teléfono una notificación invitando a subir el ticket de la transacción. Todo ello centralizado en la aplicación, por lo que se ahorra en papeleo y evitan pérdidas de recibos. 

Las compañías que trabajan con Factorial han ganado alrededor de 27 horas al mes, invertidas anteriormente en procesos manuales relacionados con gastos y contabilidad.

Los beneficios, confianza y transparencia 

Factorial considera que de esta manera se puede fomentar el empoderamiento de los trabajadores de las empresas, ofreciendo transparencia y depositando la confianza en ellos. Porque, además, de esta forma los miembros de un equipo no tienen que adelantar dinero propio para realizar pagos corporativos, evitando así situaciones comprometedoras o posibles malentendidos con la empresa. 

En este sentido, son ellos los encargados de tramitar los gastos y subir las facturas, potenciando el sentido de la responsabilidad y autonomía.

“Sabemos que uno de los problemas más comunes en pequeñas y medianas empresas, es que se efectúan pagos, pero no se cuida el seguimiento de estos gastos”, señala la Product Manager. “Es muy fácil gastar, y luego olvidarse de que hay que pasar una factura, con los datos fiscales y a tiempo para el cierre mensual”, añade.

Estas herramientas en México buscan ayudar a las más de 4.1 millones de pymes que, de acuerdo con el INEGI, representan 99.8 % de los establecimientos económicos del país. Esto significa que de cada 1000 empresas, solamente dos son grandes compañías, mientras que 998 son pymes.

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