¿Todo urge? Aprende a priorizar tus tareas en el trabajo

MONTERREY, N.L.- ¿Te ha pasado que debes entregar un reporte o proyecto, pero tu líder acaba de pedirte una tarea ‘urgente’ y tu compañero te dice que no puede avanzar porque necesita tu ayuda? Contemplar el tiempo, impacto y consecuencias son factores que debes analizar para saber qué es urgente en el trabajo.

Así lo expone Katia Villafuerte, profesora de la Escuela de Negocios del Tec de Monterrey y especialista en gestión y liderazgo, quien afirma que existen herramientas como la Matriz de Eisenhower que te pueden dar un panorama más claro de lo que debes priorizar

“Siempre va a haber una consecuencia, y las personas regularmente las atienden dependiendo del impacto que tenga en sus vidas”.

1. ¿Qué considerar para saber qué sí es urgente en el trabajo?

2. ¿Cómo priorizo varios pendientes urgentes?

3. ¿Cómo le digo a mi líder que no?

4. ¿Cómo evito estar apagando fuegos?

5. ¿Cuáles son mis fortalezas y debilidades en la planeación laboral?

Antes de decidir, identifica qué es realmente urgente, qué es importante, qué puede esperar y qué puedes delegar o eliminar.  Foto: Shutterstock

1. ¿Qué considerar para saber qué sí es urgente en el trabajo?

Estás en tu lugar de trabajo atendiendo tus proyectos y un compañero insiste en que necesitas apoyarlo para terminar un pendiente. Sin embargo, no por ello debes de atenderlo primero y dejar lo que estabas haciendo.

Para Villafuerte, priorizar no significa hacer primero aquello que alguien pide con más insistencia.

La experta en psicología, liderazgo y capital humano afirma que antes de decidir con qué seguir, identifica qué es realmente urgente, qué es importante, qué puede esperar, incluso qué puedes delegar o eliminar.

“Si tengo 2 urgencias, ¿cómo voy a priorizar? Lo que sea para ahorita o lo que pueda gestionar en el momento”, afirma la profesora con más de 22 años de experiencia como consultora en formación y coaching para organizaciones, tanto nacionales como extranjeras.

De acuerdo con la académica, hay 3 factores que puedes tomar en cuenta cuando tienes varias tareas al mismo tiempo.

Mindfulness (aquí y ahora): enfocarse en qué se puede resolver en el momento presente. A veces una tarea menos "importante" debe priorizarse si es lo único viable en un corto espacio de tiempo. Esto puede evitar el error de intentar avanzar en una actividad que necesita varias horas de concentración cuando solamente tenemos unos minutos disponibles.

Impacto y consecuencias: la evaluación personal del impacto de no realizar una tarea a tiempo es crucial. Las personas priorizan en función de las consecuencias que tendrá en sus vidas.

Tiempos y plazos límite (deadlines): la prioridad de una tarea puede cambiar drásticamente a medida que se acerca su plazo límite.

“Siempre va a haber una consecuencia, y las personas regularmente las atienden dependiendo del impacto que tenga en sus vidas”.

2. ¿Cómo priorizo varios pendientes urgentes? 

Cuando tienes varios pendientes al mismo tiempo y todos parecen urgentes, una opción es hacer una pausa y clasificar tus tareas antes de comenzar a ejecutarlas. 

Katia Villafuerte recomienda utilizar la Matriz de Eisenhower, una herramienta que permite identificar qué son o cuáles son los parámetros a considera al jerarquizar las tareas urgentes.

“Cuando no tienes idea de cómo clasificar tus tareas o nunca lo has hecho, esta sería una herramienta excelente.

“La herramienta considera qué es lo que se tiene que hacer, cómo lo vamos a programar, si se puede delegar, es decir, si alguien más lo puede hacer, y si lo podemos eliminar o no”.

Antes de decidir por dónde empezar la consultora recomienda revisar cada pendiente y preguntarse : ¿Qué se tiene que hacer? ¿Cuándo se debe hacer? ¿Puede hacerlo alguien más? y ¿Realmente es necesario hacerlo? 

A partir de estas preguntas, coloca cada tarea en uno de los 4 cuadrantes de la Matriz de Eisenhower.

Hacer: tareas con plazos de entrega inminentes o crisis que requieren tu atención inmediata.

Programar: es una tarea importante pero no urgente, es decir, una tarea significativa que se puede planificar para más adelante.

Delegar: son actividades que si bien necesitan atención rápida, no necesariamente requieren específicamente de tus habilidades y alguien más las puede hacer por ti.

Eliminar: son aquellas tareas que ni son urgentes, ni son importantes y puedes dejarlas a un lado.

Para la profesora del Tec, de esta manera tendrás un panorama visual y más claro de lo que debes hacer en una primera velocidad, qué puede esperar y qué puedes dejar de hacer.

La herramienta Matriz de Eisenhower puede ayudarte a tener claridad sobre qué es importante y urgente. IMAGEN: Shutterstock

3. ¿Cómo le digo a mi líder que no?

Si ya tienes varias tareas en proceso, definiste qué debes entregar primero y de pronto tu líder te pide algo adicional; no tienes que aceptar automáticamente ni rechazarlo sin conocer su prioridad. 

Una forma de manejar estas solicitudes es mediante la comunicación asertiva, comenta Katia Villafuerte.

“Debes ser claro, específico y directo en las interacciones, pregunta ‘para cuándo lo necesitas’ y eso ayuda a definir la urgencia real.

“Hay que aprender a decir ‘no’, hablar en primera persona, sin juzgar, y comunicar lo que uno puede y quiere dar, sin sacrificarse. Es un proceso de autoconciencia y autovaloración”, afirma la profesora.

Ante una nueva solicitud, en lugar de responder de inmediato, puedes hacer preguntas que te permitan conocer su prioridad y el impacto que tendría atenderla:

*¿Para cuándo lo necesitas?

*¿Qué sucede si no está listo en ese momento?

*¿Qué parte necesitas que yo haga?

*¿Quién más participa?

Además, cuando se trata de tu líder, para rechazar o negociar una tarea se deben incluir datos duros, objetivos y razones concretas, pues las percepciones y opiniones no suelen ser válidas.

“Desafortunadamente muchas personas no se hacen responsables y no evalúan el impacto que pueden tener las cosas en su vida hasta que les sucede”, agrega la consultora con 22 años de experiencia en coaching para organizaciones.

“Hay que aprender a decir ‘no’, hablar en primera persona, sin juzgar, y comunicar lo que uno puede y quiere dar, sin sacrificarse”.

4. ¿Cómo evito estar ‘apagando fuegos’?

En el trabajo pueden surgir situaciones imprevistas que cambien tus prioridades. Sin embargo, tener organizadas las tareas que ya conoces puede ayudarte a responder mejor cuando aparezca algo que no estaba contemplado.

Para Villafuerte, una forma de prepararte para lo inesperado es planificar primero aquello que sí conoces: identifica tus pendientes, establece tiempos realistas para realizarlos y considera tus capacidades y límites. 

“Necesitamos hacer procesos mucho más organizados en la manera en la que planeamos y en la que organizamos lo que ya sabemos que tenemos que hacer, porque siempre va a haber cosas que no sepamos y siempre va a haber cosas fortuitas que van a aparecer”.

Para la profesora, el autoconocimiento y la autorregulación también son importantes en este proceso, pues permiten reconocer cuánto tiempo puedes dedicar a una tarea y cuáles son tus propias limitaciones y fortalezas.

“Teniendo bien planificado lo anterior, conociendo perfectamente cuáles son nuestras limitaciones, cuáles son nuestras fortalezas, vamos a poder hacer un mejor manejo de la planeación que ya tengamos sobre eventos fortuitos que no podemos controlar”, explica la consultora en psicología y capital humano.

5. ¿Cuáles son mis fortalezas y debilidades en la planeación laboral?

Antes de recurrir a herramientas para organizar mejor el trabajo, identifica qué está dificultando tu propia manera de trabajar. 

Villafuerte afirma que reconocer fortalezas y áreas de oportunidad permite saber qué habilidades necesitas desarrollar para mejorar tu organización.

“Antes de tratar de utilizar herramientas, que son obviamente muy útiles, hay que empezar por reconocer cuáles son nuestras fortalezas y nuestras áreas de oportunidad”.

Para hacerlo, observa qué situaciones se repiten en tu jornada laboral: 

*¿Sueles dejar tareas para el último momento?

*¿Te cuesta calcular cuánto tiempo necesitas para terminarlas?

*¿Aceptas más pendientes de los que puedes atender?

Identificar estos patrones puede ayudarte a determinar qué necesitas trabajar de manera consciente.

“Creo que eso es algo que a veces sucede, no queremos que nos ayuden a mejorar nuestra vida, no volteamos hacia nosotros sobre qué es lo que tenemos que corregir o cambiar”, subraya la académica del Tec.

Por ejemplo, si sabes que tienes un problema de planeación, puedes enfocarte en desarrollar esa habilidad y establecer procesos que te ayuden a organizar mejor tus pendientes y tiempos.

“Si yo tengo un problema de lo que sea, necesito conscientemente entrenarme en ese punto para entonces sí poder tener procesos de planeación más pulidos, hacerme responsable, poder dar rendición de cuentas, empoderar a otros, etcétera”.

El objetivo no es encontrar una herramienta que resuelva todas las dificultades, sino reconocer qué necesitas mejorar y trabajar en ello. 

A partir de ahí, herramientas como la Matriz de Eisenhower pueden complementar tus procesos de organización, reitera la profesora del Tec de Monterrey.

Foto:  SHUTTERSTOCK